Paperasse: vers le 0 papier…

Il y a depuis un bon moment déjà un grand mouvement dans le milieu professionnel qui tente d'arriver au 0 papier: tout est dématérialisé, on n'imprime plus, on ne stocke plus de gros cartons plein d'archives papier. C'est bien sûr bon pour la planète, mais on y gagne aussi d'une part en place, et d'autre part en facilité de gestion. Avec un bon système de GED (gestion électronique de documents), on retrouve n'importe quel document (facture, contrat, etc…) en quelques secondes.

Il faut juste que les documents existent sous forme numérique, et qu'ils soient correctement classés, le plus souvent associés à des mots clés afin de faciliter la recherche.

Pour me faciliter un peu la vie, j'ai décidé de suivre le mouvement, pour ne plus galérer dans le classement de toute cette paperasse. Bien sûr, on est  là dans une utilisation domestique, moins contraignante qu'une utilisation professionnelle, on ne va donc pas monter une usine à gaz ni investir une fortune dans un logiciel de GED.

D'ailleurs, à ce sujet, après quelques recherches, j'ai laissé tombé l'idée d'un logiciel de GED pour particulier. Ils existent, souvent payants, mais pas toujours intuitifs, et pas toujours avec les fonctions souhaitées. En fait une piste m'a été donnée en réponse à l'un de mes tweets. Pas vraiment convaincu au départ, la solution s'est pourtant révélée très efficace, pratique, et … gratuite :D Je vais donc vous en faire part, elle pourra peut être en inspirer d'autres.

I. Les documents numériques

On est dans une ère qui tend au tout numérique. Ainsi, de nombreuses sociétés proposent déjà de nous fournir une facture numérique: facture d'électricité, de fournisseur internet, de téléphonie mobile, relevés CPAM, factures d'achats sur internet, relevés de comptes bancaires, etc… Il existe déjà une foultitude de documents qu'on peut récupérer ainsi en pdf, ce qui nous facilitera déjà beaucoup la vie dans notre projet.

Malheureusement il reste encore de nombreux documents papiers qu'on recoit par la Poste tous les jours :/ Pour ces documents, il faudra s'équiper d'un scanner pour les numériser. J'ai récupéré une multifonctions HP C6100 il y a quelques années, qui en plus d'imprimer, permet de scanner, à plat, mais également via un chargeur de documents sur le dessus, vraiment très pratique: on y met une pile de papiers, on appuie sur un bouton, et les feuilles sont numérisées une à une. Ca facilite vraiment beaucoup la vie.

Cette imprimante est également une imprimante réseau. En installant la suite logicielle fournie, on peut paramétrer l'imprimante pour envoyer les documents numérisés dans un répertoire sur le réseau.

En pratique: on recoit un document papier au courrier, on le pose dans le bac du scanner, on appuie sur le bouton scan, et on laisse faire. Ca prend moins de deux minutes. Pour ma part je le fais chaque soir quand je rentre (s'il y a des documents, bien sûr), mais si on en recoit peu, on peut tout à fait imaginer le faire par exemple une fois par semaine seulement.

II. La solution logicielle

Le logiciel retenu pour la gestion des documents est Evernote, que certains connaitront sans doute. Il s'agit à la base d'un soft qui permet de stocker des notes de toutes sortes, vocales comme écrites, des documents, etc… L'un des avantages indéniables d'Evernote est qu'il existe un client pour toutes les plateformes: pc, Mac, iOs, Android, etc…

Evernote utilise le principe du cloud: les notes sont envoyées sur un serveur distant, et synchronisées avec tous les clients loggués avec le même compte. Ainsi, une note saisie sur PC peut être consultable quelques minutes après sur un Mac ou son smartphone par exemple. Vous voyez déjà l'intérêt avec les documents qu'on veut stocker ? Ils seront accessibles de n'importe où. Si pour x raison j'ai besoin d'un justificatif de domicile, pas de problème, je peux en avoir un quelque soit l'endroit où je me trouve. Autre intérêt: en cas de sinistre (maison qui brule ?), vos document sont à l'abris sur le “cloud”.

Second avantage d'Evernote: une reconnaissance de caractères plutot performante. Envoyez lui un pdf ou une image, et quelques minutes après vous pourrez faire une recherche sur des termes se trouvant dans ces documents. Pas de logiciel couteux ou compliqué, tout est géré automatiquement.

Troisième avantage: la classification par carnet de notes et par mots clés. On peut créer autant de carnets de notes que nécessaire pour classer ses documents, par exemple:

Ensuite, on peut affecter des mots clés à chaque document, ce qui facilitera la recherche:

Entre les dossiers (carnets de notes), les mots clés, et la reconnaissance de caractère plutot performante, il devient facile et rapide de retrouver un document dans Evernote.

Dernière possibilité très pratique d'Evernote: le logiciel est capable de surveiller un dossier. Tous les documents glissés dans ce dossier sont automatiquement ajoutés en tant que notes dans Evernote, et supprimés ensuite du dossier. Ces documents sont ajoutés dans le carnet de notes qu'on aura défini par défaut, chez moi le carnet “A TRAITER”.

Une fois ces différentes possibilités considérées, on se rend compte que la gestion de ses documents devient très très facile:

• je pose mes documents dans le bac du scanner, et j'appuie sur le bouton scan
• les documents sont numérisés un par un puis envoyés dans le dossier sur le réseau
• Evernote détecte ces nouveaux documents dans le dossier réseau et crée une note automatiquement pour chaque document. Ces notes sont ensuite synchronisées en ligne puis passées à l'OCR.
• il ne me reste plus qu'à jeter un oeil de temps en temps dans mon dossier “A TRAITER” pour placer les documents dans le bon dossier et y affecter quelques mots clés.

Les manipulations à faire sont donc très minimes, et grâce à cela la gestion de ses documents au format numérique est indolore :p

Pour les documents qu'on recoit par mail, il est même possible de les transférer vers une adresse mail générée par Evernote: il s'agit d'une adresse mail privée, sur laquelle on peut envoyer des documents, qui seront automatiquement transformés en notes.

Vous serez sans doute étonné que ce service soit gratuit ? En fait la version gratuite est limitée à 60Mo d'envoi de documents par mois, et les notes sont limitées à 25Mo. Les 60Mo peuvent paraitre peu, mais en réalité ils s'avèrent suffisants pour une utilisation domestique. Il faut savoir que la plupart des factures pdf envoyées par nos fournisseurs, par exemple, pèsent moins de 0.5Mo, ce qui veut dire qu'on pourra envoyer sans problème une bonne centaine de documents par mois sur Evernote.

Quant à l'espace de stockage, il n'est pas réellement défini. Evernote signale juste qu'un compte est limité à 100 000 notes (sachant qu'une note est limitée à 25Mo, faites le compte…). En fait il ne nous intéresse pas vraiment, ce qui compte c'est que dans l'utilisation présentée ici, il sera possible de stocker 100 000 documents, ce qui laisse de la marge…

Evernote propose toutefois une version “premium” à 35€ / an qui augmente les envois à 1Go / mois et le poids d'une note à 50Mo. La reconnaissance de caractères est également plus rapide, et on a la possibilité d'ajouter un mot de passe pour accéder au logiciel, ce qui dans notre cas peut s'avérer utile. On peut également utiliser des carnets de notes offlines, pratique pour en garder une copie sur son pc, ou consulter des documents sur son smartphone quand on n'a pas de réseau. Accessoirement les publicités sont désactivées, mais elles ne sont pas très envahissantes sur la version gratuite.

Bref, la version gratuite peut largement suffire pour notre utilisation, mais la version premium apporte quelques possibilités bien sympa. A 35€/an ce n'est pas un gros investissement, en plus.

III. Conclusion

J'utilise maintenant cette solution depuis quelques semaines, et pour ma part elle me convient parfaitement. L'ajout des documents dans Evernote se fait très rapidement, que ce soit par numérisation ou envoi direct par mail, et retrouver un document est très simple et rapide. Enfin, la possibilité d'accéder à ses documents de n'importe où (Mac, PC, tablette, Smartphone) est un vrai plus, que ce soit pour effectuer le classement de mon dossier “A TRAITER” (au travail pendant la pause, ou même en attendant le train à la gare), ou pour avoir accès à un document qu'on nous demande rapidement.

Il s'agit là d'une utilisation détournée d'Evernote, mais qui correspond parfaitement à mon besoin.

D'autres solutions spécialement étudiées commencent à pointer le nez:

• Digiposte, créé par La Poste, propose 3Go de stockage gratuit. Le service dispose des sécurités et autorisations nécessaires au stockage de ces documents, mais après l'avoir testé il s'avère pour moi trop limité: interface web ou application iPhone seulement, pas de dossier, les documents sont juste triés par mots clés.
• Home Bubble, qui est un portail pour le foyer. On peut y stocker ses documents importants, échéances, calendriers, etc… Le service permet même de rapatrier automatiquement les documents de certains fournisseurs (relevés de comptes, factures ADSL, etc…) en se connectant régulièrement aux différents sites. Les documents sont classés par catégories très bien adaptées, et l'interface est agréable à utiliser, avec également des applications smartphone (iPhone, Android). Mais l'espace est limité à 500Mo gratuit, on se retrouvera vite à devoir passer à une formule payante, la moins chère étant à 3€/mois pour 3Go de stockage.
• Sécuribox, très semblable au service précédent, mais avec 1Go de stockage gratuit, et un stockage illimité pour les documents récupérés automatiquement auprès des fournisseurs.

Il suffit de taper “coffre fort numérique” dans Google pour en avoir une large liste. Pour en avoir testé quelques uns je n'ai malheureusement pas trouvé LA solution idéale, et cette méthode avec Evernote est encore celle qui me convient le mieux.

Si de votre côté vous avez eu l'occasion de tester des services, n'hésitez pas à nous en parler !