Inventario digital del hogar: esta precaución puede ahorrarte muchos quebraderos de cabeza

Mire simplemente a su alrededor. Un televisor, una consola de videojuegos, unos altavoces, un ordenador portátil, un smartphone cargándose en la mesa de centro… Solo en el salón, a veces hay varios miles de euros en equipos. ¡Y ni siquiera estoy hablando todavía de la cocina, el garaje o el famoso armario en el que llevamos diez años acumulando cosas!

El problema es que rara vez conocemos el valor real de todas esas cosas. Y, lo que es más complicado: ¿sabría elaborar mañana por la mañana una lista precisa de sus bienes, con su marca, modelo, precio de compra, número de serie y una factura para los más caros?

Mientras todo va bien, no es precisamente una prioridad. Sin embargo, tras un robo, un incendio o unos daños importantes por agua, es posible que nos arrepintamos de no haber dedicado unas horas a hacer este inventario. Buenas noticias: con un smartphone y algunas herramientas digitales, hoy en día la tarea es mucho menos tediosa de lo que parece.

Seguro de hogar: conozca los bienes que hay en su casa

Hacer un inventario de sus bienes permite, ante todo, hacerse una idea mucho más realista de lo que hay en la vivienda. También es una buena ocasión para revisar su póliza de seguro de hogar y comprobar si las coberturas contratadas siguen correspondiendo a su situación actual.

De hecho, una casa cambia mucho más rápido de lo que pensamos. Se ha sustituido el televisor, se ha añadido un NAS al despacho, ahora cada niño tiene su propio ordenador, un robot aspirador se ocupa de la limpieza y el taller se ha ido llenando de herramientas. Considerada por separado, cada compra parece razonable. Sumadas a lo largo de varios años, la cantidad puede ser mucho más considerable.

Por eso, es un buen momento para consultar las coberturas que ofrece su aseguradora y las condiciones previstas en la póliza. El seguro Cardif para su hogar, por ejemplo, permite adaptar la protección de la vivienda y de sus bienes a su situación. Como siempre con un seguro, lo importante es fijarse en las coberturas, los límites, las franquicias y las condiciones que se ajustan a sus necesidades, en lugar de limitarse a considerar el importe de la prima.

El inventario también tiene otra utilidad: conservar información sobre los objetos que tenemos. Las fotos, las facturas, las referencias y los números de serie son documentos que se podrán encontrar rápidamente si hace falta. Los justificantes que se soliciten y las modalidades de indemnización dependerán, por supuesto, de la póliza y del tipo de siniestro.

Empiece el inventario con su smartphone, habitación por habitación

Dicho así, inventariar toda una casa da ganas de dejarlo para el próximo fin de semana. Y luego para el siguiente. El secreto consiste precisamente en no intentar hacerlo todo de una vez.

Empiece por una sola habitación. El salón, por ejemplo. Haga una o varias fotos generales y, después, céntrese en los bienes de cierto valor. De cada uno, anote como mínimo su descripción, marca, modelo y, cuando esté disponible, número de serie. Añada una foto y el precio aproximado o real del producto. Si aún conserva la factura, adjúntela a su ficha.

Una foto del número de serie puede ahorrar tiempo. No hace falta copiar de inmediato los 18 caracteres diminutos que hay detrás del televisor mientras se retuerce uno con una linterna.

Después, pase al despacho, los dormitorios, la cocina, el garaje…

Por lo general, es fácil documentar las compras recientes, ya que a menudo se pueden encontrar las facturas electrónicas en los correos o en las cuentas de cliente de las tiendas. Para los objetos más antiguos, una foto acompañada de su referencia ya constituye información útil.

Esta pequeña tarea a veces depara sorpresas. Entre los equipos informáticos, los electrodomésticos, los aparatos de audio y vídeo, las herramientas, las bicicletas y todo lo que acumulamos con los años, el valor total de los bienes de un hogar puede estar muy lejos de lo que uno calcula de memoria.

HomeBox: un inventario doméstico de código abierto y autoalojado

Para empezar, una hoja de cálculo puede ser perfectamente suficiente. Pero quienes disfrutan de los NAS, Docker y las soluciones autoalojadas pueden ir mucho más allá.

HomeBox es precisamente un proyecto de código abierto diseñado para gestionar el inventario de una vivienda. La aplicación se puede instalar en un servidor propio, por ejemplo un NAS o un pequeño servidor doméstico, y luego se utiliza desde una interfaz web.

Su ventaja es que permite organizar los bienes de forma mucho más ordenada que con una serie de fotos en una carpeta.

Así, se pueden crear las distintas habitaciones o zonas de la casa y asociarles los objetos correspondientes. Cada ficha puede incluir mucha información útil: descripción, fabricante, modelo, número de serie, precio de compra, fecha de compra, garantía, fotos o documentos asociados. Los campos personalizados permiten adaptar el inventario a sus necesidades.

Veamos un ejemplo muy sencillo. En «Despacho», puedo registrar mi NAS con su modelo exacto, su número de serie, la fecha y el precio de compra, una foto y la factura correspondiente. Unos meses más tarde, ya no tendré que rebuscar en los correos para saber cuándo lo compré o si todavía está en garantía.

HomeBox utiliza, entre otras cosas, SQLite para su base de datos y se puede implementar con Docker. Por eso es una solución especialmente interesante para quienes ya tienen un NAS o un pequeño servidor en casa.

Y, puesto que se trata de software libre, el proyecto y su código fuente se pueden consultar directamente en GitHub.

Otras soluciones de código abierto para inventariar sus pertenencias

HomeBox no es la única opción. HomeAsset sigue una filosofía bastante parecida, con funcionamiento local y una organización muy bien pensada de las ubicaciones.

Por ejemplo, se puede definir una estructura jerárquica del tipo «Casa > Garaje > Estantería > Caja». ¡Quienes hayan pasado una hora buscando un cable, una herramienta o un repuesto entenderán enseguida la utilidad!

A los objetos se les pueden añadir fotos, documentos, categorías, etiquetas, notas y distintos campos personalizados. También se puede exportar el inventario en formato CSV, algo que siempre da tranquilidad cuando se confían varios años de datos a una aplicación.

Home OS lleva el concepto más allá, hacia un catálogo personal. El objetivo cambia un poco: se trata sobre todo de saber dónde están los objetos, no solo cuánto valen. Así, se pueden catalogar libros, ropa, documentos, aparatos y otros objetos, y encontrarlos mediante la búsqueda. También permite gestionar listas de tareas o listas de quehaceres.

Estas soluciones lo dejan claro: el inventario doméstico sirve para mucho más que preparar un expediente para el seguro. Encontrar una factura, comprobar una fecha de compra, conocer la referencia exacta de un aparato o descubrir dónde guardamos ese adaptador que compramos hace tres años son usos mucho más cotidianos.

Facturas y fotos: no olvide tampoco los documentos digitales

Las facturas merecen especial atención. Hoy en día, muchas se reciben por correo electrónico y nunca se imprimen. Es práctico, hasta el día en que hay que encontrar una factura de hace cinco años.

Cuando haga una compra importante, acostúmbrese a guardar inmediatamente la factura en su inventario para evitar ese problema. Hacer una foto del producto y de su número de serie también lleva solo unos segundos.

También puede ser interesante conservar algunas fotos generales de cada habitación. Ofrecen una visión global de la vivienda en una fecha determinada y permiten dejar constancia de los equipos que había.

Así, el inventario se convierte en una especie de memoria digital de la casa. Y, como cualquier memoria digital, hay que hacer copias de seguridad.

Sobre todo, no guarde la única copia del inventario… en casa

¡Esa es la trampa!

Instalar HomeBox en el NAS del despacho, guardar allí todas las facturas y todas las fotos y dar el trabajo por terminado no sería lo más acertado. Si el inventario está pensado precisamente para ser útil después de un robo importante, un incendio u otro siniestro grave, su única copia no debería desaparecer al mismo tiempo que todo lo demás.

La buena y vieja regla de copias de seguridad 3-2-1 cobra aquí todo su sentido: varias copias de los datos, en distintos soportes, con al menos una guardada en otro lugar.

Por ejemplo, se puede hacer una copia de seguridad automática de la base de datos y los documentos en un almacenamiento remoto. Puede ser un espacio en la nube bien protegido, un segundo NAS ubicado en otra vivienda o un soporte externo guardado en otro lugar. Para documentos que contienen facturas e información personal, cifrar la copia de seguridad es, por supuesto, una excelente idea.

Este consejo, además, va mucho más allá del inventario. Las fotos familiares y los documentos administrativos almacenados en un NAS merecen exactamente las mismas precauciones.

Cuando lo digital también facilita los trámites después de un siniestro

El propio sector de los seguros lleva varios años digitalizándose. Declaraciones en línea, envío de fotos y documentos, seguimiento de expedientes: hoy en día, muchos trámites se pueden realizar a distancia.

De hecho, en Maison et Domotique ya habíamos explicado cómo funcionan los sistemas de indemnización instantánea.

Tener los documentos bien organizados lo cambia todo en ese momento. Cuando hay que encontrar una factura, una referencia o una foto, es mejor abrir una ficha perfectamente cumplimentada que ponerse a explorar diez años de correos y varios miles de fotos en el smartphone.

En definitiva, crear un inventario digital de la casa es una de esas tareas que se posponen fácilmente porque nunca parecen urgentes. Sin embargo, basta con avanzar poco a poco. Una habitación este fin de semana, otra la semana siguiente y, después, acostumbrarse a añadir cada nueva compra importante.

Con una solución de código abierto como HomeBox instalada en un NAS y con las copias de seguridad bien configuradas, la tarea incluso puede resultar bastante entretenida. Y, con un poco de suerte, este inventario nunca servirá para documentar las consecuencias de un siniestro. Aun así, será muy práctico para encontrar una factura, gestionar las garantías y responder por fin a esa gran pregunta existencial: «Pero ¿dónde habré guardado ese maldito adaptador?»